ACCESSでデータベースを作る

準備編

販売管理用データベースを作るために、必要な機能や必要とされる項目などを考えてみます。

と言っても難しいことはさておき、一般的にこんな感じかなと思える範囲で考えてみることにします。

業務フローと必要な機能を考える

まず、販売管理の業務フローと必要な機能を考えてみます。

業務フロー

売上関係では顧客から販売部門［売上管理］で「受注」を受け商品管理部門［在庫管理］に「出荷指図書」が廻されて、商品が顧客に「納品」されると同時に「売上」（債券）が発生し、それを「回収」する。

仕入関係では担当者が仕入先に「発注」を掛け、仕入先から商品部門［在庫管理］に商品が「入荷」して「仕入」（債務）が発生し、それに対して「支払」処理をする。

業務の流れとしてはザットこの様な感じではないかと思います。業務の流れ図

必要な機能

必要な機能を売上管理、在庫管理、仕入管理に分けて考えてみます。

■売上管理
受注管理・・・顧客から｢注文｣を受け｢出荷｣の手配をして｢売上｣を計上する。
債権管理・・・顧客に売上代金の請求をして、回収する。
顧客管理・・・顧客毎の販売及び回収状況の把握する。
売上管理・・・売上状況の把握と管理する。
■在庫管理
入出庫管理・・商品の入出庫を管理する。
在庫管理・・・現在在庫の管理及び発注状況・入荷予定日の把握。
■仕入管理
発注管理・・・在庫状況を把握して発注に役立てる。
仕入管理・・・仕入状況の把握と請求に対する照合。

ここでは、大雑把ですが以上を必要な機能とします。

必要な情報を検討する

次に、上記の内容を機能させるのに必要な情報を検討してみます。

必要な情報の検討

販売管理データベースとして機能させるのに必要な情報として考えられる物を「販売管理・在庫管理・仕入管理」のグループに分けて考えてみます。

●販売管理では

顧客、担当者(社員)、受注、売上、回収

●在庫管理では

商品、出荷、入荷

●仕入管理では

仕入先、担当者(社員)、発注、仕入、支払

これらを基に、必要項目を考えてみます。

各情報に必要な項目の検討

  • 顧客（名前、住所、E-mail、電話番号、FAX番号、支払日）
  • 受注（受注No、顧客名、担当者、受注日、商品、受注数量、単価）
  • 売上（売上No、顧客名、担当者、売上日、商品、売上数量、単価、請求状況）
  • 回収（入金No、顧客名、担当者、入金日、入金額）
  • 商品（商品コード、商品区分、商品名、仕入先、原価、売価、繰越残高、入庫、出庫、生産状況）
  • 出荷（出荷日、出荷先、商品、数量）
  • 入荷（入荷日、仕入先、商品、数量）
  • 仕入先（名前、住所、E-mail、電話番号、FAX番号、締日）
  • 発注（発注No、発注日、仕入先、担当者、商品、数量、原価、入荷予定日）
  • 仕入（仕入No、仕入日、仕入先、担当者、商品、数量、原価、支払状況）
  • 支払（支払日、仕入先、支払金額）

この他にも必要な情報は有ると思いますが、これで作業を進めていくことにします。

必要なテーブル・項目とその仕様を検討する

上記の内容を整理しながら作成するテーブルとフィールド（項目）を等、データベースの構成とその仕様を検討して行きます。

必要なテーブルと項目及びその仕様

顧客・仕入先

仕様 住所を都道府県、市区町村と住所に分け、都道府県テーブル、市区町村テーブルから選択して入力できるようにする。
顧客テーブル 顧客コード、顧客名、よみ、郵便番号、都道府県、市区町村、住所、電話番号、FAX番号、E-mail
仕入先テーブル 仕入先コード、仕入先名、よみ、郵便番号、都道府県、市区町村、住所、電話番号、FAX番号、E-mail、（仕入先）担当者、
都道府県テーブル 都道府県コード、都道府県名
市区町村テーブル 都道府県コード、都道府県名

受注･売上･回収

仕様 ［売上］と［出荷］は内容的に重複しているので［販売］テーブルとし、詳細部分のレコードを［販売明細］に分ける。
納品処理、請求処理の済んでいるレコードを区別できるように”納品”及び”請求”の処理項目を設ける、更に売上・返品等の区別のために”販売区分”のを設ける。［回収］も［販売］テーブルで処理をするこのにし、その処理区分として”仕訳” を設け、顧客の取引状況が把握できるようにする。
販売テーブル 受注No（入金No）、受注日（入金日）、仕訳、顧客、担当、金額、請求
販売明細テーブル 受注No、商品、数量、単価
請求テーブル 請求No、請求日、社員、顧客、前月請求、入金額、当月請求

商品

仕様 ［商品］の入出庫の変動項目は［販売明細］と［発注明細］を参照する。
商品テーブル 商品コード、商品区分、商品名、仕入先、原価、売価、繰越残高、入庫、出庫、生産状況

発注

仕様 商品・数量等の明細部分を［発注］と［発注明細］に分け、入荷・未入荷の区別に”入荷済”区分を設ける。
発注テーブル 発注No、発注日、仕入先、担当者、入荷済
発注明細テーブル 発注No、商品、数量、原価、入荷予定日

入荷･仕入･支払

仕様 ［入荷］は［仕入］情報と重なるので［仕入］に含め、［支払］は［仕入］で処理をするようにし、処理区分に”仕訳”を設ける。商品は［発注明細］に関連づける。
仕入テーブル 仕入No、仕入日、仕訳、仕入先、担当者、明細コード、支払状況

作成テーブルと項目の決定

ここまで検討してきた内容をもとに、作成するテーブルとフィールドを下図のように決め作業を先に進めて行くとにします。制作テーブルの設計図